Party Guide in French
Organisation de votre Soirée
Chaque soirée mensuelle est organisée par un groupe de 10 à 12 parents. Les parents organisateurs assument l'entière responsabilité de l'organisation et de la gestion de la soirée. Chaque famille doit contribuer à hauteur de £500 minimum (en excluant le coût du diner des parents). Tout reliquat sur le budget minimum est transféré sur le compte du Rallye et utilisé pour les soirées ultérieures en cas de nécessité.
Vous devez donc vous répartir entre vous les missions suivantes :
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la tenue des comptes par un Trésorier,
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la réservation de la salle (qui doit être différente de toute autre soirée prévue dans l'année) avec prestation du traiteur et les boissons. IMPORTANT: la salle identifiée pour la soirée doit être validée en amont avec les coordinatrices du rallye avant de confirmer et de payer un acompte nécessaire à la réservation. Cette validation est indispensable pour éviter la réservation d'une même salle.
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la réservation de 3 videurs (2 hommes et 1 femme au minimum),
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contracter obligatoirement une assurance responsabilité civile avec mention des noms des parents organisateurs,
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la réservation du DJ,
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la décoration de la salle,
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la réservation d'un photographe (fortement recommandée en plus du photobooth),
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l'organisation d'animations spécifiques au thème choisi pour la soirée,
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la préparation de l’invitation, envoi et gestion des participations à partir du site internet du Rallye (espace membre),
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créer la liste des invités extérieurs et l'envoyer aux Coordinateurs du Rallye pour approbation, une semaine avant la soirée
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Confirmer aux coordinateurs du Rallye le nom et les coordonées d'un parent contact pour le jour de la soirée.
Il est indispensable que chaque famille participe équitablement à l'organisation et se charge au moins d’une de ses missions qui ne peuvent reposer sur une minorité.
Toutes les décisions concernant la soirée doivent être prises collectivement par le groupe des parents organisateurs.
Nous vous recommandons d’organiser quelques jours avant la soirée, un dîner de vos enfants pour qu’ils fassent connaissance. Cela peut être l'occasion pour eux de préparer une liste des morceaux à recommander au DJ.
Coût et Budget
Chaque famille doit contribuer à hauteur de £500 minimum pour l'organisation de leur soirée. Ce montant exclut le diner des parents organisateurs dont le coûts est à leurs frais. Tout dépassement important de cette somme doit être validé par l’ensemble des parents organisateurs.
Le lieu et la restauration (en quantité suffisante) sont essentiels à la réussite de la soirée. Le lieu doit être assez spacieux (un minimum d'un m2 par personne) pour pouvoir danser, mais pas trop grand. L'éclairage et DJ sont également très importants. Il est recommandé de ne régler qu'un acompte raisonnable, par carte de crédit, afin de permettre un recours potentiel en cas de faillite de la salle avant la date de soirée.
Le French Rallye rembourse au trésorier désigné par le groupe de parents organisateurs, après la soirée, jusqu'à £780 de frais, sur présentation des factures à envoyer par mail au Trésorier du Rallye. Ces factures doivent inclure :
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Les coûts des trois videurs obligatoires et de l'assurance obligatoire de responsabilité civile contractée par les parents d'accueil,
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Tout autre coût lié à la soirée, à l'exception du dîner des parents, comme par exemple : le DJ, le matériel de sonorisation et d'éclairage, la décoration, le photographe et photomaton.
Le remboursement de ces dépenses sera effectué en un seul paiement par virement bancaire par le Trésorier du French Rallye après réception de toutes les factures.
Envoi des invitations
Le projet d’invitation doit être systématiquement soumis pour validation aux responsables du Rallye avant envoi. Une fois validée, l’invitation doit être envoyée via le site du French Rallye (Espace membre). Elle ne peut être envoyée qu’une fois la soirée précédente passée pour éviter toute confusion. Les invitations doivent mentionner le nom de famille des Parents Organisateurs, le jour, le lieu, les horaires et thème de la soirée, la date limite pour répondre, et un numéro de téléphone en cas d'urgence.
Gestion de la Soirée
Tous les parents organisateurs sont tenus d'être présents lors de la soirée sauf cas de force majeure validé par les responsables du Rallye et doivent rester sur le lieu de la soirée jusqu'à ce que tous les invités soient partis.
Les parents organisateurs sont spécifiquement responsables durant la soirée des missions suivantes :
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Transmettre 48 h avant la soirée le numéro de portable de l’un d’entre eux aux responsables du Rallye afin que les parents puissent le jour de la soirée joindre les parents organisateurs.
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Le Check-in des jeunes. Il peut être utile de vérifier l’identité en cas de doute des personnes se présentant.
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Les parents organisateurs sont tenus d'informer, 1/2 heure après le début de la soirée, les parents des enfants qui ne sont pas arrivés (par téléphone / SMS) .
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Superviser discrètement la soirée. Les videurs ont prouvé être d’une grande aide à cet égard (notamment pour vérifier le contenu des sacs apportés par les jeunes). Se référer au Code de Conduite du Rallye pour évaluer les situations.
Les départs avant la fin de la soirée ne sont pas autorisés en 2e année et autorisés en 3e année, à condition que les parents des membres aient envoyé à l'avance un email aux parents organisateurs, autorisant le départ anticipé de leur enfant.
A la fin de la soirée, il est recommandé de faire le tour de la salle, des toilettes et des vestiaires afin de restituer les lieux en l’état et de pallier à toutes réclamations éventuelles, et de recupérer les objets perdus.
Horaires de la Soirée
Les soirées commencent à partir de 19h30
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Année 2, les soirées doivent se terminer entre 23h et 23h30.
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Année 3, les soirées peuvent durer jusqu'à minuit.
Les membres doivent arriver à l'heure indiquée sur les invitations, au plus tard une demi-heure après le lancement de la soirée.
Code vestimentaire
Les membres et leurs invités doivent s’habiller correctement : les filles porteront une tenue élégante (jupes, robes, combinaison...) et les garçons des chemises et des blazers, ce qui signifie pas de tennis, jeans, T-SHIRTS, TOPS trop décolletés ou "crop", sweatshirts, jupes trop courtes...
Les Invités Non Membres
Chaque famille organisatrice peut inviter seulement 2 "invités non membre" (pour le Rallye Balmoral & le Rallye Windsor) suivant la capacité de la salle. Les parents organisateurs sont responsables de leurs invités non-membres et doivent avoir les coordonnées de leurs parents en cas d'urgence.
Pour l'équité avec les membres payants du French Rallye, un invité non-membre ne peut pas être invité plus de 2 fois au cours de l'année.
En conséquence, la liste des invités non-membres doit être communiquée et approuvée par les coordinateurs du French Rallye avant l’envoi de l’invitation aux invités extérieurs.
Alcool, Tabac et Autres
Les soirées de 2e année sont sans alcool. Pour la 3e année, les parents organisateurs ont la liberté de servir des boissons légèrement alcoolisées , conformément à la loi britannique et la licence du lieu choisi.
Les soirées doivent également respecter les règles juridiques de la salle concernant le tabac. Nous recommandons d'éviter l'utilisation de ballons gonflés à l'hélium pour la décoration, sauf s'ils sont inaccessibles aux invités.
Si un membre ne se conforme pas au Code de Conduite, il ou elle sera suspendu ou expulsé sans compensation. Les causes d'expulsion comprennent, mais sans être exhaustif :
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Consommation, proposition ou vente de drogues.
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Arrivée en état d’ébriété. Le membre se verra refuser l'entrée à la soirée.
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Introduction de boissons alcoolisées à une soirée,
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Abus d'alcool au point d'être un risque pour eux-mêmes ou pour les autres.
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Non-respect des règles de la salle (par exemple quand un lieu a une politique non-fumeur).
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Utilisation d'un langage abusif envers un autre membre, un parent organisateur ou toute autre personne.
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Introduction frauduleuse de personnes non invitées.
Compte-rendu obligatoire sur la soirée
Il est demandé aux parents organisateurs de transmettre à la suite de la soirée un bilan de celle-ci relatif au choix de la salle, aux prestations, au DJ, à l’ambiance et autres afin que le French Rallye puisse tirer profit de ces enseignements et améliorer son dispositif pour de futures soirées.
Liste de DJs et Photomatons
Les listes de DJs et Photomatons sont accessibles en vous connectant à votre compte du French Rallye (https://www.lefrenchrallye.com/).
Videurs
Ces informations sont accessibles en vous connectant à votre compte du French Rallye (https://www.lefrenchrallye.com/).
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Salles
Ces informations sont accessibles en vous connectant à votre compte du French Rallye (https://www.lefrenchrallye.com/).
Assurance de la Soirée
Les parents organisateurs doivent souscrire une assurance responsabilité civile à leur nom pour l'événement qu'ils organisent. Il est parfois impossible de lister tous les parents sur le site web de l'assurance. Dans ce cas, les parents d'accueil doivent donner un nom au comité de leur partie (par exemple, le comité de la partie "thème" de la "date") et contracter l'assurance sous le nom du comité. L'assurance ne doit pas être souscrite sous le nom de Le French Rallye Ltd. Il existe de nombreuses assurances événementielles disponibles en ligne. Dans le passé par exemple, les parents ont utilisé entre autres le site web Events-insurance.co.uk.